Chính sách chống hối lộ

LỜI TỰA

Tập đoàn Yamaha Motor (“Tập đoàn”) đã ký “Hiệp ước Toàn cầu của Liên hợp quốc” nhằm mục đích loại bỏ hành vi tham nhũng, hối lộ trong Tập đoàn và nỗ lực hợp tác với toàn bộ chuỗi cung ứng của Tập đoàn thông qua bộ tài liệu “Hướng dẫn phát triển bền vững dành cho nhà cung cấp”.

Là một công ty thành viên của Tập đoàn, Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam (“YMVN”) tuyên bố và cam kết chống hối lộ, tuân thủ Chính sách Phát triển Bền vững của Tập đoàn và Chính sách Chống Hối lộ của Tập đoàn, cũng như chấp hành mọi quy định pháp luật của Việt Nam về phòng chống tham nhũng, hối lộ. Tại đây, YMVN công bố việc ban hành Chính sách Chống Hối lộ nhằm đẩy mạnh nỗ lực chống hối lộ tại YMVN:

HÀNH VI HỐI LỘ BỊ CẤM

YMVN, cán bộ và người lao động cam kết:

Từ chối bất kỳ khoản lợi ích nào có được từ các hành vi sai trái.
Không thực hiện hành vi hối lộ hoặc bất kỳ hành vi tương tự khác có tính chất như hối lộ cho các cá nhân, tổ chức, bất kể là trực tiếp hay gián tiếp thông qua bên thứ ba để thực hiện hành vi hối lộ.
Không vi phạm các quy định pháp luật về phòng, chống tham nhũng, hối lộ.
Không che giấu hành vi hối lộ, kê khai, hạch toán gian dối để che giấu hành vi hối lộ; gây cản trở, can thiệt trái với quy định pháp luật trong quá trình phát hiện và xử lý hành vi hối lộ.
Không nhận bất kỳ quà tặng hoặc lợi nhuận nào từ đối tác hoặc nhà thầu (“Đối tác”) hoặc thực hiên các hành vi sai trái (bất kể theo pháp luật, quy định công ty, tiêu chuẩn đạo đức chung của xã hội)
Không đưa hối lộ theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức, hoặc cơ quan nhà nước.

TUÂN THỦ PHÁP LUẬT CHỐNG HỐI LỘ

Đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành, xây dựng chuẩn mực hành vi, phẩm chất cho cán bộ và Người Lao động của YMVN với tư cách là người đại diện cho thương hiệu YAMAHA.
Đảm bảo cạnh tranh lành mạnh và đối xử công bằng với Đối tác và các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc Nhà nước (sau đây gọi là “Cơ quan Nhà nước”)

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHỐNG HỐI LỘ

Các vấn đề chống hối lộ sẽ được kiểm soát bởi Cán bộ Chống Hối lộ và Bộ phận Kế hoạch Kinh doanh – Pháp chế trên phạm vi toàn công ty và Trưởng Bộ phận trong từng bộ phận. Trưởng Bộ phận sẽ chịu trách nhiệm đánh giá rủi ro chống hối lộ, giám sát sự tuân thủ của cán bộ cán bộ, người lao động và báo cáo vi phạm cho Cán bộ Chống Hối lộ của Công ty. Bộ phận Kế hoạch Kinh doanh – Pháp chế có nhiệm vụ tư vấn, hướng dẫn, giám sát và đào tạo về chống hối lộ, điều tra các hành vi vi phạm và đề xuất biện pháp xử lý với Ban Giám đốc.

ĐẢM BẢO HIỆU LỰC

Định kỳ hằng năm, YMVN tiến hành đánh giá rủi ro để đảm bảo hiệu lực của các biện pháp chống hối lộ đã áp dụng và có kế hoạch để tăng cường tính tuân thủ. Ngoài ra, chống hối lộ còn được đảm bảo thực thi thông qua các hoạt động sau:

Tuyên truyền và phổ biến Bộ Quy tắc Đạo đức, Quy định Chống Hối lộ và các bản sửa đổi, bổ sung (nếu có) đến toàn bộ cán bộ, người lao động.
Bất kỳ cán bộ, người lao động nào tham gia hối lộ sẽ bị kỷ luật theo Nội quy Lao động.
Hằng năm thực hiện đào tạo và nhắc nhở về Quy định Chống Hối lộ.
Định kỳ thanh kiểm tra tính tuân thủ.

HỆ THỐNG BÁO CÁO VÀ TƯ VẤN

YMVN duy trì và vận hành hệ thống đường dây nóng để tiếp nhận và giải quyết các hành vi sai trái của cán bộ, người lao động. Bộ phận Kế hoạch Kinh doanh – Pháp chế chịu trách nhiệm tư vấn về chống hối lộ và thiết lập mạng lưới cán bộ chống hối lộ ở mỗi bộ phận của YMVN. Đồng thời, YMVN cũng triển khai cơ chế Tham vấn trước với Bộ phận Kế hoạch Kinh doanh – Pháp chế để kịp thời ngăn chăn các hành vi nghi ngờ là hối lộ như: nhận hoặc tặng quà cho Đối tác hoặc Cơ quan Nhà nước, giao dịch với các Đối tác có nguy cơ tham gia hối lộ, v.v. Thông qua những nỗ lực này, chúng tôi có thể phát hiện nguy cơ về hối lộ ngay ở giai đoạn đầu và có biện pháp xử lý kịp thời.

ĐỐI VỚI ĐỐI TÁC

YMVN kêu gọi các Đối tác cùng chung tay phòng chống hối lộ thông qua các sáng kiến, như:

Đề xuất các biện pháp phòng chống hối lộ trong bộ Hướng dẫn Trách nhiệm Xã hội Doanh nghiệp dành cho Đối tác.
Việc lựa chọn, giao kết hợp đồng với Đối tác được cân nhắc một cách cẩn trọng trên các phương diện nhằm đảm bảo không phát sinh rủi ro hối lộ.
Áp dụng điều khoản chống hối lộ trong các hợp đồng/thỏa thuận với Đối tác.

QUAN HỆ VỚI CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Mối quan hệ với Cơ quan Nhà nước phải được duy trì một cách minh bạch, công khai theo pháp luật hiện hành.
Nghiêm cấm việc tặng quà cho Cơ quan Nhà nước.
Hạn chế việc chiêu đãi Cơ quan Nhà nước.
Tất cả các khoản thanh toán cho Cơ quan Nhà nước phải có thông tin rõ ràng, chi tiết về mục đích, số tiền và phải được báo cáo kịp thười cho Cán Bộ Chống Hối lộ.

Đã được phê duyệt bởi

Ông Suzuki Yasutaka

Tổng Giám đốc

ANTI-BRIBERY POLICY

FOREWORD

Yamaha Motor Group (“the Group”) has signed the “United Nations Global Compact” which aims to eliminate corruption and bribery in the Group and strives to cooperate with the entire Group’s supply chain in the “Sustainability Guideline for Suppliers”.

As a company member of the Group, Yamaha Motor Vietnam Co., Ltd (“YMVN”) declares our commitment to anti-bribery, ensures our compliance with Basic Policies of Sustainability of the Group (link: https://global.yamaha-motor.com/about/csr/approach_to_csr/) and Anti-Bribery Policy of the Group (link: https://global.yamaha-motor.com/about/csr/anti-corruption/) as well as Vietnamese laws on anti-corruption and anti-bribery. YMVN hereby announces the establishment of Anti-Bribery Policy to further promote this anti-bribery efforts.

PROHIBITION OF BRIBERY

YMVN and our officers and employees will:

Reject to obtain benefit from improper conducts.
Not to engage in any bribery or any act that may be suspected as bribery to any person or organization, whether in any direct or indirect manner (through intermediaries).
Not to violate the law on anti-corruption and anti-bribery.
Not to conceal the act of bribery; make fraudulent accounting to conceal acts of bribery; obstruct or intervene against applicable laws in detecting and handling acts of bribery.
Not to receive gifts or benefits from our business partners and contractors (the “Business Partners”) nor engage in any wrongdoing (in accordance with law, internal rules or social morality).
Not to give bribes as required by any individuals, organizations, or authorities.

COMPLIANCE WITH ANTI-BRIBERY LAWS

Ensuring compliance with the applicable laws, building standards of behavior and qualities to YMVN’s officers and employees as representatives of YAMAHA brand.
Ensuring a fair business competition practices and equal relations with Business Partners and governmental authorities, organizations, and individuals (referred to as “Government Authority”).vv

ANTI-BRIBERY MANAGEMENT SYSTEM

Anti-bribery is managed by our Anti-Bribery Officer and Business Planning & Legal Division at the company level and by each Head of Division at the divisional level. Each Head of Division is responsible for anti-bribery risk assessment, monitoring the officers and employees’ compliance, and reporting violation to our Anti-Bribery Officer. Business Planning & Legal Division is responsible for consulting, guiding, supervising, and training on anti-bribery, investigating violations and proposing countermeasure and other appropriate actions to our Board of Directors.

ENSURE EFFECTIVENESS

YMVN conducts annually risk assessments to ensure the effectiveness of anti-bribery measures and to set up plan on compliance improvement. In line with it, anti-bribery compliance is further ensured through the following activities:

Distribution of the Code of Ethics Guidebook, Anti-Bribery Rules and/or any amendment thereof to all YMVN’s officers and employees.
Any officer or employee who engages in bribery shall be subject to disciplinary actions in accordance with internal labor rules.
Training and E-learning on Anti-Bribery Rules shall be conducted on yearly basis.
An audit of the compliance shall be performed regularly.

WHISTLE BLOWING SYSTEM AND CONSULTATION

YMVN maintains and operates hotlines addressing improper conduct of our officers and employees. The Business Planning & Legal Division is responsible for anti-bribery consultation and establishes the network of anti-bribery officer in each division within YMVN. Prior consultation system with the Business Planning & Legal Division is well maintained to promptly prevent suspicious acts as a bribe such as: Receiving or providing gifts to Business Partner or Government Authority, or partnering with Business Partner of high possibility of giving/receiving bribery, etc. Through these efforts, we aim to detect bribery concern at early stage and to take appropriate measures timely.

BUSINESS PARTNER

YMVN asks our Business Partners to join hand in preventing bribery through initiatives, such as:

Introduction of anti-bribery measures under Sustainability Guidelines for Suppliers.
The selection and engagement in a contract with a Business Partner is carefully considered in all aspects to ensure no concern of bribery.
Adoption of anti-bribery clause in designated contract.

RELATION WITH GOVERNMENT AUTHORITY

The relation with Government Authority shall be maintained in transparent and sound under applicable laws.
It is strictly forbidden to give gifts to the Government Authority.
The entertainment with Government Authority is limited.
All payment to Government Authority must have clear & detailed purposes, amount and be timely reported to Anti-Bribery Officer.
Approved by
Mr. Suzuki Yasutaka
General Director